Guide RGPD
Géolocaliser un salarié, sous conditions.
Le droit de savoir où sont ses véhicules ne s’étend pas à la géolocalisation permanente de ses salariés. Voici les règles à connaître avant d’équiper une flotte, et les questions à poser à votre DPO.
Finalités admises
Ce que l’employeur peut faire
| Critère | Finalité | Conditions |
|---|---|---|
| Optimiser les tournées et l’organisation du travail | Information préalable des salariés, registre des traitements tenu à jour | |
| Sécuriser les véhicules et le matériel | Information préalable, proportionnalité | |
| Suivre le temps de travail | Uniquement si aucun autre moyen n’existe ; durée de conservation renforcée | |
| Facturer l’utilisation d’un véhicule | Usage professionnel uniquement, après information | |
| Produire une preuve en cas de litige | Conservation limitée à la durée du litige |
Interdictions
Ce que l’employeur ne peut pas faire
- Une surveillance permanente du salarié, en dehors de tout objectif défini.
- Suivre les représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
- Contrôler les trajets privés ou ceux effectués hors du temps de travail.
- Informer tardivement, au moment du contrôle, de l’existence du dispositif.
- Conserver les données au-delà des durées nécessaires à la finalité visée.
- Collecter plus que nécessaire : une position toutes les 15 minutes suffit pour une organisation de tournée.
Ce qu’il faut faire
Les obligations positives
| Critère | Obligation | Détail |
|---|---|---|
| Information préalable | Les salariés doivent connaître l’existence du dispositif, sa finalité, son fonctionnement et la durée de conservation | |
| Consultation | En cas de mise en place d’un dispositif de contrôle, consultation préalable des représentants du personnel | |
| Mention au règlement intérieur | Le dispositif et ses modalités sont mentionnés dans le règlement intérieur | |
| Désactivation en usage personnel | Le salarié doit pouvoir couper le dispositif lorsqu’il utilise le véhicule à titre personnel | |
| Registre des traitements | Un registre à jour, sécurisé, avec le responsable de traitement identifié | |
| Sécurisation des accès | Les données de localisation sont des données sensibles : accès restreint et journalisé | |
| DPO associé | Le délégué à la protection des données est associé au projet |
Conservation
Les durées de conservation recommandées
La durée de conservation est le point le plus souvent négligé, et c’est aussi celui que l’on contrôle. Nos plans prévoient une suppression automatique : 3 mois sur Essentiel, 12 mois sur Actif et Flotte, et une conservation manuelle le temps d’un litige déclaré.
| Critère | Finalité | Durée recommandée | Ce qui se passe ensuite |
|---|---|---|---|
| Organisation du travail et suivi des tournées | 2 mois par défaut, jusqu’à 1 an si la finalité est l’optimisation | Suppression automatique | |
| Suivi du temps de travail | Jusqu’à 5 ans | Suppression automatique | |
| Sécurité des véhicules | Durée du contrat d’assurance, majorée de 1 an | Suppression automatique | |
| Preuve contentieuse | Durée du litige | Suppression à la clôture |
Un dispositif de suivi pour votre flotte ?
Nous vous transmettons une fiche de conformité de nos traceurs — ce qui est mesuré, ce qui est conservé, ce qui est exportable — avant tout devis.